Jak pracodawca otrzymuje i rozlicza e-zwolnienie?

Elektroniczne zwolnienie lekarskie zmieniło sposób, w jaki pracodawcy odbierają i rozliczają nieobecności chorobowe pracowników. Dzięki systemowi e-ZLA proces jest szybszy, bezpieczniejszy i mniej podatny na błędy papierowe, ale w praktyce wymaga od działów kadr znajomości procedur oraz współpracy z systemami ZUS. W tym artykule wyjaśnię krok po kroku, jak pracodawca otrzymuje i rozlicza e-zwolnienie, jakie ma obowiązki oraz jakie sytuacje mogą wymagać interwencji.

Czym jest e-zwolnienie i jak działa system e-ZLA?

e-zwolnienie (znane też jako e-ZLA) to elektroniczne zwolnienie lekarskie wystawiane przez lekarza bez konieczności przekazywania papierowej wersji dokumentu. Lekarz wprowadza dane do centralnego systemu, a dokument trafia do bazy prowadzonej przez ZUS. Dzięki temu informacje są dostępne dla uprawnionych podmiotów, w tym dla pracodawcy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

System e-ZLA eliminuje konieczność dostarczania papierowych zwolnień, redukuje ryzyko zagubienia dokumentu i przyspiesza proces rozliczeń. W praktyce wystarczy, że lekarz poprawnie wskaże pracodawcę przy wystawianiu zwolnienia — wtedy informacja o niezdolności do pracy automatycznie pojawi się w panelu pracodawcy na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE).

Jak pracodawca otrzymuje e-zwolnienie — kanały i powiadomienia

Głównym kanałem, przez który pracodawca otrzymuje informację o e-zwolnieniu, jest Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Po zalogowaniu do PUE pracodawca może przeglądać listę e-ZLA dotyczących swoich pracowników, pobierać dokumenty i generować potwierdzenia. Wiele firm integruje PUE z systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala na automatyczne pobieranie i przetwarzanie danych.

Poza PUE istnieją również rozwiązania integracyjne: niektóre programy kadrowe ściągają e-zwolnienia z ZUS automatycznie za pomocą API, a pracodawcy mogą ustawić powiadomienia e-mail/SMS. W sytuacji gdy pracodawca nie korzysta z PUE, pracownik nie musi dostarczać papierowego zwolnienia — pracodawca ma obowiązek sprawdzić dokument w systemie ZUS lub poprosić pracownika o potwierdzenie, jeśli wystąpią problemy z dostępem do danych.

Weryfikacja danych e-zwolnienia przez pracodawcę

Po otrzymaniu informacji o zwolnieniu pracodawca powinien niezwłocznie zweryfikować poprawność danych: imię i nazwisko pracownika, numer PESEL, okres niezdolności do pracy oraz przyczynę (jeśli została określona). Weryfikacja pozwala uniknąć błędów w naliczaniu wynagrodzenia chorobowego i zgłoszeniach do ZUS.

W przypadku rozbieżności (np. brak pracodawcy na zwolnieniu, różnica w numerze PESEL) pracodawca powinien skontaktować się z lekarzem wystawiającym dokument lub z ZUS. Ważne jest również sprawdzenie, czy zwolnienie obejmuje dni wolne i czy pracownik nie otrzymał jednocześnie innego zwolnienia pokrywającego ten sam okres.

Obowiązki pracodawcy po otrzymaniu e-zwolnienia

Gdy e-zwolnienie jest poprawne, pracodawca musi rozliczyć wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zazwyczaj pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe za pierwsze dni nieobecności (z reguły do 33 dni w roku kalendarzowym, po tym okresie wypłatę przejmuje ZUS w formie zasiłku chorobowego), a następnie uwzględnia te kwoty w miesięcznych listach płac oraz deklaracjach składkowych.

W praktyce dział kadr musi obliczyć podstawę wymiaru świadczenia (średnie wynagrodzenie), zastosować właściwy procent (zwykle 80% podstawy; 100% w przypadku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej) i odprowadzić odpowiednie składki oraz zaliczki. Dokumentacja dotycząca e-zwolnienia powinna być przechowywana elektronicznie razem z innymi dokumentami pracowniczymi.

Jak rozliczyć nieobecność w systemie płacowym — kroki praktyczne

Pierwszym krokiem jest pobranie e-ZLA z PUE lub jego automatyczne zaimportowanie do systemu kadrowo-płacowego. Następnie należy wprowadzić okresy niezdolności do pracy do listy nieobecności pracownika, co umożliwi obliczenie należnego wynagrodzenia chorobowego. Konieczne jest także ujęcie zwolnienia w ewidencjach czasu pracy i raportach płacowych.

Po naliczeniu świadczeń dział płac powinien uwzględnić kwoty w miesięcznej wypłacie, skorygować składki ZUS i przygotować odpowiednie deklaracje (np. deklarację rozliczeniową ZUS i informację do systemu księgowego). W zależności od polityki firmy, pracodawca może ubiegać się o refundację ubezpieczeniową od ZUS w przypadkach określonych przepisami (np. płacenie zasiłku przy długotrwałej niezdolności).

Najczęstsze problemy i jak ich unikać

Do typowych problemów należą błędy w danych na e-zwolnieniu, brak informacji o pracodawcy, opóźnienia w wystawieniu dokumentu lub podejrzenie nadużyć (np. podejrzane internetowe oferty typu “L4 za 49 zł przez internet”). W takich sytuacjach warto zweryfikować dokument w PUE, skontaktować się z lekarzem lub zgłosić wątpliwości do ZUS, a także stosować procedury kontrolne wewnątrz firmy.

Aby minimalizować ryzyko błędów, warto korzystać z integracji PUE z systemami kadrowymi, szkolić pracowników działu kadr w obsłudze e-ZLA oraz ustalić jasne procedury postępowania przy niezgodnościach. Automatyczne powiadomienia i regularne audyty ułatwiają szybkie wykrycie i skorygowanie nieprawidłowości.

Praktyczne wskazówki dla działów kadr

Upewnij się, że firma ma dostęp do PUE ZUS oraz że uprawnienia do przeglądania e-zwolnień są przypisane właściwym pracownikom. Wdrożenie integracji pomiędzy PUE a systemem kadrowym skraca czas obsługi i zmniejsza liczbę pomyłek. Przygotuj gotowe szablony postępowania na wypadek błędów lub podejrzeń nadużyć.

Pamiętaj, że pracownik nie musi dostarczać papierowego zwolnienia, ale może to zrobić, jeżeli pracodawca nie ma dostępu do systemu. W sytuacji wystąpienia wielu krótkich nieobecności warto monitorować wzorce absencji — czasem konieczne są rozmowy wyjaśniające lub dodatkowe procedury zgodne z przepisami wewnętrznymi. Usługi medyczne online oferujące szybkie e-ZLA, reklamowane hasłem L4 za 49 zł przez internet, mogą być legalne, ale zawsze sprawdzaj ich wiarygodność i dokumentację.

Podsumowując, prawidłowe odbieranie i rozliczanie e-zwolnienia wymaga od pracodawcy dostępu do PUE ZUS, znajomości zasad naliczania świadczeń oraz sprawnej współpracy działów kadr i płac. Poprawna weryfikacja danych oraz stosowanie procedur minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza proces wypłat dla pracowników.